Buenos Días!

Saludos,  Grupo Turismo


Hoy tenemos la clase final del módulo.


Les espero a las 6:00 p.m. 

Feliz Día!


RMG

Buenas Tardes!

Saludos, Grupo O & M



Hoy tenemos un foro, para asistencia a preguntas relacionadas a su trabajo final.

Recuerden que es participación por grupos.

Esta actividad estará vigente desde las 6:00 p.m.  hasta el viernes, 26-04-2013 las 7:00 a.m.

Con estima,

RMG

Actividad Individual, realizar un programa de Marketing para promocionar el turismo de negocios. Ver nota al final.

CONCEPTOS BÁSICOS DE GESTIÓN EMPRESARIAL

Marketing de servicios en turismo

McCarthy (1971) hace la clasificación de cuatro instrumentos principales que serían las llamadas cuatro P’s del Marketing: producto, precio, plaza y promoción.

Las 4 P’s de Marketing dentro del contexto de turismo de negocios son las siguientes:

1. Producto: Bien intangible, pero con algunos aspectos tangibles que auxilian en la evaluación del servicio como un todo. Los proveedores deben buscar trabajar sus aspectos tangibles, para facilitar la satisfacción del cliente a partir de los aspectos intangibles. Se citan algunos ejemplos:

      - hotel: capacitar a los empleados para recibir al público de negocios; poseer una infraestructura que permita al ejecutivo las mismas facilidades que tendría en su escritorio;

      - compañía aérea: servicio de aeropuerto ágil y eficiente; asientos confortables; disponibilidad de diarios y revistas especializadas; cumplimiento de los horarios de los vuelos; control eficiente para evitar extravíos de equipajes;

       - operadora de viajes: selección adecuada de los proveedores y elaboración de un programa de viaje coordenado y coherente.

2. Precio: Una operadora de viajes que desee aumentar el margen de ganancia debe ofrecer servicios añadidos que justifiquen el precio de su paquete turístico. Por lo tanto, si incluyese solamente pasaje aéreo, hospedaje y traslado, sería simple para el pasajero calcular el valor de cada servicio y la ganancia de la empresa. Ahora, si la empresa además de las actividades calculables incluyese: acompañantes de la agencia en el viaje, asesoría en la realización de las inscripciones para el evento, reuniones previas, durante y después del viaje entre los participantes para la discusión de los asuntos presentados, eventos sociales paranetworking, etc.,  se hace más aceptable para el cliente pagar un poco más para tener estos diferenciales.

3. Plaza: En el segmento de turismo de negocios, el elemento plaza puede significar cosas diferentes para los diversos proveedores.

Para agencias de alquiler de automóviles, redes de hoteles etc., la localización y número de filiales es un factor muy importante es llegar correctamente al público objetivo. Los hoteles orientados a ejecutivos se encuentran normalmente localizados próximos o con fácil acceso a los centros comerciales y de negocios de las ciudades en que se localizan, o próximos a los aeropuertos y centros de convenciones.

Ya las agencias de alquiler de automóviles deben estar siempre accesibles en el local de llegada del turista.

Por otro lado, la compañía aérea debe administrar sus rutas y ser accesible al cliente, ya sea por medio de sistemas de reservas en agencias de viajes, en centros físicos o virtuales fácilmente localizados por el público objetivo.

Para las agencias y las operadoras de viajes, el factor plaza ni siempre es indicador de éxito, esto dependerá de su estrategia.

La mayoría de las ventas de las agencias y operadoras son realizadas por teléfono o Internet; por otro lado, al ser raras las visitas de los clientes finales, se acostumbra a la entrega de pasajes y folletos por medio de servicios contratados, no siendo tan importante el contacto directo entre cliente y vendedor.

4. Promoción: La promoción es un ítem bastante importante dentro del compuesto de marketing para las empresas dirigidas al turismo de negocios.

Según Ikeda (1993), un producto turístico puede ser comercializado por una variedad de canales de distribución, cita como ejemplo el caso de un hotel que puede ser vendido: por su propia fuerza de ventas, por intermedio de un escritorio de turismo, por intermedio de una central de reservas, por intermedio de un club o asociación, por intermedio de escritorios de representación de hoteles, por intermedio de una operadora de viajes, después por agencias de viajes, por intermedio de agencias de viajes sin pasar por un productor de viajes.

Ikeda también señala que los dos sistemas de distribución más comunes en el turismo son la distribución directa y la distribución por intermedio de una operadora de viajes, las que funcionan respectivamente de la siguiente manera:

-  distribución directa: la principal ventaja es la financiera, pues no es necesario remunerar por medio de comisiones de ventas a los intermediarios. Actualmente la Internet y el comercio electrónico han sido adoptados cada vez más por las empresas de turismo, por ser un tipo de distribución que permite comunicarse con elevado número de personas a un costo razonablemente más bajo que los convencionales.

-  distribución por intermediarios: los costos de distribución son divididos entre los diferentes participantes.

Los diferentes tipos de intermediarios son los siguientes: operadora de viajes, agencias de viajes, agencias de viajes corporativas y departamentos de viaje, planificadores de viajes de incentivo y agencias de viajes virtuales.

Orientación para el mercado

Grönroos (1995), propone algunas directrices para administrar la calidad de los servicios, siendo la primera de ellas el desarrollo del concepto del servicio orientado al cliente. Ese concepto significa definir la oferta total de servicios, discriminando los tipos de servicios que serán ofrecidos, es decir, indicando cual es el servicio central, el facilitador y el de soporte. La oferta discriminada de servicios contiene, además de los tres tipos de servicios, otros tres elementos: facilidad de acceso al servicio, interacción con la organización prestadora de servicios y participación del consumidor.

El desarrollo del concepto del servicio orientado al cliente sirve como una guía para la administración de los recursos generadores de la calidad. El concepto también influencia la selección de los empleados, las habilidades requeridas, el entrenamiento y la cantidad adecuada. Los sistemas involucran una forma de operar, rutinas, así como la tecnología y los recursos físicos incluídos en el proceso de producción de servicios. En cuanto los sistemas sean ajustados entre sí y orientados para el concepto del servicio, más fácilmente podrá ser alcanzada la calidad en los servicios.

Calidad en la prestación de servicios de turismo

Las agencias / operadoras consideran varios aspectos al definir calidad en servicios para su actividad:

"Se trata de dar una respuesta rápida y correcta a las solicitudes de los clientes."

"Ofrecer servicios diferenciados a los cuales los clientes no tendrían acceso si cuidasen de su viaje por cuenta propia."

"Ofrecer  gran cantidad de servicios que complementen el viaje del cliente."

"Negociar con los proveedores tarifas competitivas para ofrecer a los clientes siempre el mejor precio."

"Proveer y formalizar todas las informaciones que el cliente pueda necesitar para su viaje, para proteger el cliente y la agencia / operadora contra eventuales imprevistos decurrentes de fallas de los proveedores o por motivos de fuerza mayor."

Algunos factores de diferenciación observados fueron:

- el envío de pasajes aéreos con obsequios de golosinas;

- paquetes de viaje, incluyendo bolsas de viaje y capas  para pasaporte y pasaje;

- acompañamiento de representante de la agencia / operadora en viajes de grupos, además del guía local del lugar de destino;

- informaciones sobre el destino visitado y consejos de viaje;

- sistema de radio por el cual los clientes se ponen en contacto con los empleados de las agencias / operadoras, fuera del horario normal de atención para emergencias o solicitaciones de última hora;

- asistencia en el embarque, mediante un empleado que auxilie al pasajero en el aeropuerto durante el check-in para su vuelo.

Los recursos utilizados por las empresas de turismo son básicamente los mismos: sistemas de reservas informatizados, líneas y extensiones telefónicas, ordenadores conectados con la Internet y con correo electrónico para todos los empleados, así como servicios de entrega rápida de los pasajes y demás documentos de viaje.

Son poco frecuentes las políticas formales de recursos humanos. Las empresas buscan combinar empleados ya experimentados en el mercado y con conocimiento del sector, con empleados en inicio de carrera con potencial para aprender a desarrollar la actividad del turismo.

A los proveedores se los selecciona teniendo en cuenta una serie des características como: confiabilidad de los servicios prestados, negociación de tarifas, comisiones y overs, condiciones de reservas, localización (en el caso de hoteles), preferencias de los clientes.

Los estudios sobre la satisfacción del consumidor no son muy frecuentes y, cuando ocurren, se realizan de forma no estandarizadas. Con relación al segmento de mercado atendido, las empresas de turismo de negocios se dividen en: operadoras que organizan paquetes para visitas a las ferias y congresos internacionales; agencias que atienden personas jurídicas en servicios de viajes; operadoras que organizan viajes de incentivo; operadoras que organizan misiones técnicas; agencias y operadoras que atienden a clientes con motivación de viajes de recreación. Muchas veces esas actividades se combinan, esto es, todas las empresas entrevistadas realizan al menos tres de esas actividades.

Oportunidades y amenazas

Existe una serie de factores que afectan las actividades del turismo de negocios con más o menos peso, representando tanto oportunidades como amenazas:

- gobierno / legislación: el gobierno podría auxiliar o perjudicar las actividades de turismo en relación con las reglamentaciones, leyes, implantaciones de políticas económicas o sociales.

-  competidores: la competencia en turismo hoy en día es considerada predatoria y representa más una amenaza que una oportunidad. Algunas empresas utilizan las alianzas estratégicas con competidores para fortalecerse en el mercado. Específicamente en el segmento de viajes de negocios, aunque de forma incipiente, las empresas enfrentan actualmente la competencia de instrumentos modernos de comunicación, tales como videoconferencias y educación a distancia; por este motivo, muchas empresas substituyen los viajes de sus empleados para capacitación o reuniones de negocios.

-  consumidores: los consumidores actuales son muy exigentes con relación a lo que desean comprar. Las agencias / operadoras deben, por tanto, actuar con flexibilidad y con rapidez de respuesta para acompañar adecuadamente las necesidades de sus consumidores.

- empleados: el éxito de la empresa depende mucho de la satisfacción del cliente con los servicios de sus empleados. Por ello, un funcionario preparado y comprometido con su trabajo es factor de diferenciación para las empresas de turismo.

- proveedores: las agencias y operadoras son intermediarias en la prestación de servicios, esto es, ellas no son responsables directas por el hospedaje y traslado de los clientes, su función es actuar como un eslabón entre el cliente y los diversos prestadores de servicio. Al mismo tiempo son responsables por cualquier éxito o fracaso, aunque no tengan relación directa. Por esto, la selección de proveedores puede representar tanto una amenaza como una oportunidad.

- organizaciones de clase / sindicatos: son bastante inexpresivos en la actividad de turismo. Tales organismos como la ABAV - Asociación Brasileña de Agencias de Viajes, poseen representantes de grandes operadoras / agencias que defienden los intereses del sector y traen ventajas para ellas propias, en vez de hacerlo para toda la clase.

- medios de comunicación: los medios de comunicación pueden representar una amenaza de acuerdo a la manera en que se resalta ante el público la actuación negativa de algunas  empresas de turismo.

- situación económica nacional: en épocas de recesión, la tendencia es que las personas viajen menos, tanto por recreación como por negocios. En contrapartida, cuando la economía funciona bien y las personas o empresas poseen más recursos, la cantidad de viajes aumenta.

- contexto mundial: el contexto mundial posee gran influencia sobre la decisión del consumidor de viajar o no. Como ejemplo reciente, los ataques terroristas en los EUA del 11 de Septiembre de 2001 y las amenazas de guerra resultantes de ese hecho generaron una caída abrupta en los viajes internacionales, para los más diferentes destinos y por los más diferentes motivos: la cuestión de seguridad personal; los viajes patrocinados por las empresas, en los que se desea evitar eventuales gastos con indemnizaciones; la cancelación de negocios debido a la crisis internacional; entre otros.

Turismo de negocios como actividad económica

El turismo de negocios en otras partes del mundo cuenta con una tradición mayor que en Brasil. Este país se está incorporando al mercado global lo cual significa un crecimiento de los viajes de negocios, es decir, más brasileños están exportando, realizando sociedades internacionales y exponiendo en ferias del exterior.

Todos fueron unánimes al afirmar que cada vez más deben encontrar formas de retener los clientes, ofreciendo servicios de calidad.

Una tendencia que fue mencionaa es la necesidad cada vez mayor de especialización de las empresas en una determinada actividad, no dejando de lado la gama de servicios. Esto significa que una operadora que elabora paquetes para ferias se debe especializar en eso, pero sin dejar de saber atender un cliente que desee un viaje de recreación.

Consideraciones generales

La actividad de las empresas de turismo es extremamente compleja y depende de una serie de variables que la influencian directa e indirectamente.

Todas las siguientes brechas fueron citadas en las entrevistas:

      a) Brecha entre la expectativa del consumidor y la percepción de la empresa: los consumidores quieren precio y calidad, pero las empresas sólo perciben la variable precio. Esto es, consideran que los clientes comprarán más de sus servicios si tienen  ventajas en los precios, dejando la calidad en un segundo plano.

      b) Brecha entre la percepción de la empresa y las especificaciones de calidad del servicio: las empresas perciben que no consiguen atender a todos los deseos de los clientes simultáneamente;  por esto, se dedican a la satisfacción de apenas uno; o solamente en el precio o en la calidad, o de forma alternada.

      c) Brecha entre las especificaciones de calidad del servicio y su ejecución: la empresa tiene conciencia de las expectativas de los clientes, aunque sus empleados no las atienden siguiendo un estándar mínimo de calidad por estar mal entrenados, sobrecargados, incapacitados o indispuestos.

      d) Brecha entre la ejecución del servicio y las comunicaciones externas: las expectativas de los consumidores son afectadas por declaraciones de representantes de la empresa y anuncios. Los medios de comunicación se encargan de mostrar negativamente el trabajo de empresas de turismo, destacando las quiebras y los servicios mal prestados, dando al consumidor la idea de generalización. Los anuncios de empresas de turismo también suelen camuflar la realidad, ya que los precios atrayentes normalmente esconden muchos otros gastos adicionales que el cliente tendrá que gastar durante el viaje.

      e) Brecha entre el servicio percibido y el esperado: el consumidor evalúa el desempeño de la empresa de manera diferente y subestima la calidad del servicio. Esto es bastante frecuente en turismo.

También en las empresas de turismo de negocios se observaron las constataciones de Ikeda (1993): definiciones de marketing estrechas por parte de los administradores; no hay reconocimiento de la actividad de marketing; no hay inclusión, por la estructura organizacional, de un profesional exclusivo para marketing; falta de datos de mercado para señalizar las acciones de marketing; problema de determinación de costo; dificultando la fijación de precios.

En lo referente a su orientación para el mercado, las empresas de turismo no están practicando sistemas de evaluación de satisfacción del consumidor y, por ello, sus estrategias de marketing ni siempre poseen ese tipo de orientación.

CONCLUSIONES

Este estudio ofrece las siguientes consideraciones finales:

      1. Es extremamente importante la adecuada prestación de servicios en todas las fases del turismo de negocios, aunque no sea una tarea fácil. La diferencia entre la estructura necesaria para el turismo de recreación y para el turismo de negocios se encuentra, principalmente, a un nivel necesario de informaciones - el turista de negocios quiere informaciones más rápidas, precisas y orientadas para sus necesidades, que son diferentes a las demandadas por el turista de recreación.

      2. El turismo de negocios no ha revelado una administración profesional, lo que dificulta el éxito de las empresas establecidas en el mercado.

      3. El turismo de negocios es considerado como alternativa para muchas empresas de turismo hoy establecidas, principalmente para las agencias, pues el turista de recreación depende, cada vez menos, de los servicios de las agencias tradicionales. Se trabaja, por tanto, con márgenes de ganancia cada vez menores, a partir de la diseminación de informaciones para los clientes, de la competencia en el sector y de las exigencias de los consumidores.

      4. Las dificultades encontradas por los profesionales que actúan en esta actividad son muchas, generando la fuga de buenos profesionales para otros ramos de la actividad económica.

      5. Los consumidores están a un nivel medio de satisfacción con relación a los servicios recibidos, aunque las empresas no hayan logrado adecuar sus servicios para un mayor nivel de satisfacción, debido a las dificultades encontradas y también por no conocer las reales necesidades de sus consumidores.

Por lo tanto, el marketing de servicios en el contexto de turismo de negocios cuenta muchas posibilidades de desarrollo, favoreciendo la tendencia que consumidores y prestadoras de servicios refuercen una relación con mayores  niveles de satisfacción mutua.

Practica individual ( para enviarlo por correo electrónico el sábado 20 a las 11: 00 a.m.) Luego llevar impreso el lunes, 23 de abril en clases.

- Con la información suministrada en esta publicación. favor de hacer un programa de marketing a dos años para proyectar el turismo de negocios en un sector en especifico. Desarrollarlo en 5 páginas.

Actividad grupal.

Práctica No. 1

Dar click a los link que estoy presentando mas abajo. Son dos vídeos diferentes ambos hablan de México y su actividades en el turismo de negocios.


http://www.youtube.com/watch?v=ghib6bxhjVQ

http://www.youtube.com/watch?v=FSLfUTSbpJ8


Estas son las preguntas de discusión, las cuales van a discutir en grupo.

Preguntas para discutir en grupo.

1-¿ Que comunidades o sectores se pueden enfocar los eventos de turismo de negocios?
2-¿ Qué Planes de incentivos  se pueden presentar en Rep. Dom.  para atraer turistas de negocios a 3 años?
3-¿ Cual es la situación actual de Santo Domingo en el área de conectividad aérea del turismo?

Asistencia clase virtual, 18/04/2013.

Buenas Tardes, 

Favor de registrar su asistencia en esta entrada. 

Correspondiente al 18/04/2013.

Con estima, 

RMG

Buenas Tardes!

Saludos, Grupo Turismo O & M

Hoy tenemos encuentro virtual.
Van a tener tres entrada.
1-) Asistencia en el blog. ( de 6:00 p.m. a 9:00 p.m.)
2-) Práctica grupal. ( de 6:00 p.m. a 9:00 p.m.)
3-) Ejercicio Individual para entregar. ( para enviar por correo el sábado, 20 de abril a las 11:00 p.m.)

Estoy disponible en el correo: garciaalmanzar@gmail.com

Feliz Noche!



RMG

Profesora Turismo.

Actividad individual, Favor leer este material y al final le indicara que debe realizar.

Las 10 cosas que se deben hacer a la hora de organizar un evento

Diez recomendaciones para la planificación, organización y celebración de un evento:

1. Innova, sé creativo, piensa de forma diferente. Puesto que la mayoría de tu público ya habrá asistido a docenas de conferencias y eventos, procura que el tuyo sea memorable.
2. Asegúrate de que los participantes socialicen y participen en el networking, ya que uno de los principales objetivos es ayudarles a interactuar y conocerse. Y, puesto que siempre es difícil "romper el hielo" y conocer a nuevas personas, considera la posibilidad de organizar sesiones dinámicas y/o aprovecha el poder de la "gamification" (La integración de la mecánica de juegos en una reunión o un evento, a fin de pasarlo realmente bien, puede aportarle fuerza, impacto y enfoque).
3. Conoce a tu público y adapta el mensaje y los contenidos del evento a él. Las personas que asisten a tu evento son tus clientes, así que debes esforzarte por conocerles bien a fin de poder ofrecerles una experiencia que satisfaga sus expectativas. Además, siempre debes incluir un turno de preguntas después de cada presentación o sesión.
4. Si tienes poca o ninguna experiencia en la planificación de eventos, asóciate con un profesional cualificado con un largo historial de éxitos en el sector; y si tienes experiencia pero no quieres gastar dinero en contratar a un profesional, hay literalmente miles de herramientas alojadas en la Web diseñadas para ayudarte a planificar todos los aspectos de tu evento.
5. Establece metas y métodos claros para medir el éxito y el retorno sobre la inversión (ROI) .
6. A la hora de elegir un lugar de celebración, comprueba su red Wi-Fi. Disponer de Wi-Fi no quiere decir que sea un red robusta y fiable. Y hablando de Internet, si no puedes ofrecerlo gratis a los asistentes, considera a posibilidad de proporcionarles sin coste un ancho de banda básico y, para los que lo necesitan, un servicio "premium" de pago.
7. Incluye iniciativas sostenibles o de RSC en el programa del evento: a pesar del coste adicional, te sorprenderá lo importante que es para un creciente número de personas.
8. En cuanto haya una decisión en firme para celebrar el evento, asegúrate de que se lance un sitio web atractivo e informativo sobre el evento en el menor tiempo posible (incluyendo versiones para PC, móviles y tabletas) y que se actualice a menudo; Internet es la herramienta de marketing más poderosa que tienes a tu disposición.
9. Aprovecha el poder de los medios sociales a fin de promocionar el evento antes de su celebración y para prolongar su vida después.
10. Graba vídeos de la zona de exposición, con entrevistas a expositores y visitantes, que luego se podrán colgar en el sitio web oficial del evento, así como en sus perfiles en los medios sociales, a fin de enseñar a aquellas personas que no pudieron asistir lo que se han perdido.

Las 10 cosas que no se deben hacer a la hora de organizar un evento

Diez errores que no deben cometerse en la planificación, organización y celebración de un evento:

1. No cobres por el acceso a Internet, el parking o el almuerzo, ya que estas cargas adicionales son muy irritantes. Los participantes odian tener que pagar por separado por tener acceso a Internet, paparcar su coche, tomarse un café, etc., así que procura que la cuota de inscripción lo cubra todo.
2. No sólo hables de ti mismo y/o lo maravilloso que es tu evento, porque su éxito dependerá en gran parte de los delegados/asistentes/invitados y, por lo tanto, debes hacer hincapié en ello.
3. No vayas demasiado lejos con la máxima de "hacer más con menos". Si no hay presupuesto para organizar una evento presencial, organiza uno virtual; siempre es mejor que dar una mala impresión; y no siempre aceptes el presupuesto más barato para el alquiler del espacio o la contratación de servicios. Al igual que con los coches de segunda mano, lo más barato casi nunca es lo mejor.
4. No olvides de informar a los participantes si decides implementar iniciativas sostenibles; su participación activa es muy importante.
5. No olvides de preguntar a los participantes sobre sus necesidades alimentarias; en los grandes eventos internacionales habrá seguramente vegetarianos, gente con restricciones alimenticias por motivos religiosos o de salud, etc.
6. No dependas sólo de voluntarios para las necesidades de personal para tu evento. Aunque suelen estar muy dispuestos a ayudar, también necesitarás un equipo de profesionales curtidos y de confianza.
7. No siempre elijas un espacio de moda pero ruidoso para tus eventos de networking; muchas personas quieren de veras hacerse oír por encima del fragor; y no organices programas sociales sin opciones, porque no le gusta a todo el mundo el paintball o el yoga.
8. No improvises el día del evento; casi nadie te lo agradecerá.
9. No lastres a los participantes con mucho material impreso. En la era de Internet, la información basada en el papel ya es obsoleta y, de todos modos, terminará seguramente en la papelera.
10. No olvides de realizar un seguimiento después del eventos; la retroalimentación es vital para poder subsanar errores y planificar futuros eventos.

¿Por qué organizar el evento?

Sea para 50 participantes o más de 500, la planificación, organización y celebraciónde un congreso o unas jornadas puede ser una experiencia desalentadora, incluso para los más sensatos. Huelga decir que un congreso o reunión mal organizado desacreditará a todos los implicados. Por esta razón, hay que formular varias preguntas importantes antes de emprender su planificación, incluso si es realmente necesario celebrarlo.
Antes que nada, has de preguntarte si lo que quieres organizar es la forma más rápida, fácil y barata de transmitir al público objetivo tu mensaje de la manera más eficiente y personal posible. Actualmente, existen formas mucho menos complicadas y caras de obtener los mismos resultados, tales como realizar una videoconferencia o un evento híbrido, combinando elementos tanto presenciales como virtuales. A pesar de la rápida consolidación del fenómeno de los eventos virtuales, hay varios formatos en los que el contacto entre los participantes es esencial por razones profesionales, educacionales o de networking, tales como los viajes de incentivos, las actividades dirigidas a fomentar el espíritu de equipo (conocidas internacionalmente como "team building"), o los eventos organizados por motivos puramente lúdicos.

Planificación y organización del evento

Si has tomado la decisión de seguir adelante, el siguiente paso será plantearte si lo vas organizar tú mismo, sea en solitario o como coordinador de un comité de planificación, o si sería mejor contratar a una agencia de organización o a un experto externo.
Si tienes la experiencia y los recursos humanos y materiales para organizarlo tú mismo, hay literalmente miles de herramientas alojadas en la Web y aplicaciones móvilesdisponibles actualmente –y muchas más en vías de desarrollo– para facilitarte el trabajo. Por poner un ejemplo, eventilo.com es una herramienta de inscripción online que te puede ahorrar horas de trabajo, puesto que te permite crear un sitio web personalizado para el evento, automatizar una amplia gama de tareas relacionadas con la inscripción y organizacionales e incluso integrar los medios sociales, todo lo cual se puede integrar en tu propio sitio web. La herramienta también incluye funciones de marketing viral y de networking vía Twitter, Facebook, y LinkedIn, entre otras plataforma de networking social.
Si eliges la segunda opción, puede que el experto en cuestión sea una persona con los conocimientos prácticos necesarios, "prestada" por una entidad ajena, o cualquiera de las muchas agencias, empresas o profesionales que trabajan en el sector –organizadores profesionales de congresos, convenciones y/o exposiciones (OPC), empresas de gestión de destinos (DMC), agencias de eventos, organizadores de ferias y exposiciones, convenciones y reuniones, agencias de incentivos, agencias de viajes tradicionales, servicios técnicos, servicios audiovisuales, servicios profesionales, etc.–. Sea cual sea tu elección, es siempre una buena solución si los empleados de la empresa "propietaria" del evento no están familiarizados con la tarea; de lo contrario tendrás que asumir tú mismo todas las tareas, lo que por muy económico que parezca puede tener consecuencias drásticas.
Lo que has de tener en cuenta cuando externalizas la organización de un evento es que sigue habiendo bastante intrusismo profesional en el sector. Por lo tanto, procura elegir bien. Las agencias y profesionales cualificados suelen ser socios de asociaciones profesionales, tales como MPI (Meeting Professionals International), SITE (Society of Incentive Travel Executives), SpainDMCs (Asociación Española de Destination Management Companies), SIMA (Spanish Incentives and Meeting Association), OPC Andalucía, OPC Spain, UNAV (Unión Nacional de Agencias de Viajes) o la ICCA(Asociación Internacionales de Congresos y Convenciones).
Una forma de abordar este problema es restringir el proceso de selección a aquellos profesionales o empresas asociados que puedan proporcionarte cartas de recomendación o que te hayan sido recomendados expresamente. Para evitar sorpresas desagradables, sobre todo cuando organizas el evento en el extranjero, es aconsejable usar proveedores muy recomendados, con un historial intachable. Con esta finalidad, los convention bureaus pueden proporcionarte información útil sobre lugares de celebración y proveedores, así como una serie de servicios de cortesía, como traslados y vistas turísticas guiadas.
Tanto si confías en tus propios recursos (organización interna) como si prefieres contratar a una agencia o a un experto externo, deberás constituir un comité. El perfil que buscas es de una persona fiable, responsable y flexible que esté acostumbrada al trabajo en equipo y autorizada para tomar decisiones. Por lo tanto, es imprescindible que el coordinador esté implicado en el proceso de selección, con el derecho de vetar el nombramiento de miembros improductivos, incompetentes o conflictivos. Además, aunque no se debe dejar fuera a ninguna persona importante, es aconsejable limitar el número de integrantes del comité a lo estrictamente necesario.
Una de las primeras decisiones que debe tomar el comité de planificación es si se va a organizar el evento con recursos propios o ajenos, parcial o totalmente. Si eliges la primera opción, debes identificar a los miembros del equipo encargado de la organización (desde una sola persona hasta un grupo de personas, dependiendo del tamaño del evento), incluyendo a los intermediarios, junto con las diferentes fases del proceso de planificación en las que estará implicado cada uno de ellos. En caso de elegir la segunda opción, se suele preparar una petición de presupuesto (en inglés, Request for Proposal), que debe incluir tanta información como sea posible, como el público objetivo, la asistencia prevista, las necesidades de Internet/Wi-Fi, las estadísticas de experiencias anteriores, de ser posible, etc.

Formato del evento

Antes de empezar a organizar el evento, hay varias cuestiones, todas interrelacionadas, que han de estar muy claras para todos los implicados: por ejemplo, el formato.
Los eventos empresariales, congresos de asociaciones, retiros profesionales,cursos, jornadas de formación o talleres, viajes de incentivos, conferenciascientíficas o médicas, reuniones de golf, actividades de team building,lanzamientos de productos, campañas de publicidad, ferias de muestras: la lista es inagotable. Además, no van en contra de las reglas los eventos multidisciplinarios ohíbridos, mezcla de dos o más actividades con la intención de llegar a un público más amplio, ahorrar dinero y/o generar ingresos adicionales.
Al igual que en otros sectores, la sostenibilidad es una de las tendencias actuales más importantes en el sector de congresos y reuniones. Aunque su adopción está siendo lenta, cada vez más empresas implementan iniciativas sostenibles en su gestión diaria y en sus reuniones y eventos a fin de intentar reducir su huella de carbono. Las iniciativas sostenibles y compensaciones de carbono tienen un precio, pero también son un factor de diferenciación que será muy aplaudido por un creciente número de asistentes/delegados. Puesto que existe una amplia gama de iniciativas que se pueden implementar –el uso de fuentes de agua en lugar de agua embotellada, las aplicaciones móviles y las herramientas alojadas en la Web para ahorrar papel, los cordones y credenciales reciclables, el uso de productos locales en el servicio de catering, etc.–, por muy pequeño que sea, siempre hay algo que se puede hacer.
Otra tendencias que se consolida en el sector MICE es la responsabilidad social corporativa (RSC), que es cómo las empresas gestionan sus procesos de negocio para tener un impacto global positivo en la sociedad, o el firme compromiso de la comunidad empresarial de comportarse de forma ética y de contribuir al desarrollo económico y, al mismo tiempo, mejorar la calidad de vida de los empleados y sus familias, además de la de la comunidad local y la sociedad de su conjunto, entre otra definiciones. Y al igual que con las iniciativas sostenibles, la RSC es ahora también un factor de diferenciación muy importante con una gran aceptación entre los asistentes/delegados, sobre todo de las generaciones más jóvenes. Como antes, la elección de iniciativa –desde la donación de un pequeño porcentaje de las cuotas de inscripción a una organización benéfica local hasta una tarde trabajando en proyectos varios (la reforestación o la restauración de edificios), pasando por un incentivo de cuatro o cinco días de duración dedicado a un solo proyecto en casa o en el extranjero– dependerá del presupuesto y del tiempo disponibles. Marcar la diferencia ya forma parte de la filosofía empresarial de un creciente número de empresas y, huelga decir, las iniciativas de RSC son excelentes para impulsar su visibilidad y reputación.

Público objetivo y asistencia prevista

Aunque muchas de las decisiones más importantes serán tomadas por la dirección, debe estar muy claro para todos los implicados en la planificación (el coordinador y el comité de planificación) cuáles van a ser el formato y la duración del evento. Además, deben saber quiénes van a asistir y cuál es el número previsto de asistentes.
Si no estás completamente seguro de cuál es exactamente tu público objetivo o del número de personas que van a asistir (lo que suele ser el caso cuando no hay estadísticas de experiencias anteriores), la planificación (y la presupuestación) puede ser de pesadilla.
En el caso de las actividades lúdicas, cursos/talleres, reuniones en el día, viajes de incentivos y actividades de team building, esta cuestión no suele plantear problema alguno. No obstante, los eventos de los que se espera un beneficio o al menos la recuperación de lo invertido son bien distintos. Por ejemplo, si implican varias pernoctaciones y coinciden con un período vacacional, quizá sea necesario permitir laasistencia de cónyuges e hijos, con los problemas adicionales de organización y, en su caso, un gasto extra.
A menudo es necesario contratar a conferenciantes o a líderes de taller (a veces con mucha antelación), que quizá cobren honorarios además de gastos de viaje y, si son extranjeros, requiran los servicios de un intérprete. Lo mismo se puede decir de los invitados especiales, tales como personalidades/celebridades o representantes de los medios de comunicación.
En el caso de eventos tales como ferias de muestra, congresos, conferencias, convenciones, conciertos o eventos deportivos anuales o bienales, cuando las cifras de asistencia pueden fluctuar de una edición a otra según el destino y el clima económico, entre otros factores, es esencial aprovechar, con mucha antelación, el enorme potencial para el marketing de las nuevas tecnologías y las redes sociales, con el desarrollo de un sitio web para el evento que se actualice con frecuencia y que sea fácil de usar y compatible con los entornos móvil y tableta, además de crear perfiles en Facebook,Twitter, Google+, etc., e investigar la amplia gama de herramientas alojadas en la Web y aplicaciones móviles ya disponibles para los organizadores. Si se aprovecha el poder de los medios sociales, el organizador/propietario no sólo podrá llegar a un público más amplio antes de la celebración del evento, sino también prolongar su vida después, además de generar una retroalimentación muy valiosa.
También hay que abordar la cuestión de la dotación de personal para el evento, que dependerá de su envergadura. Puede que el personal trabaje para la empresa "propietaria" del evento, si es que dispone de una plantilla lo suficientemente amplia, o quizá sea ocasional, lo que es probablemente la alternativa más barata cuando se organiza en el extranjero. En el caso de eventos deportivos o torneos, nunca se debe pasar por alto la posibilidad de utilizar a voluntarios. Asimismo, hay que tener en cuenta la seguridad, sobre todo si se trata de una feria de muestras o un congreso internacional o cuando se espera la asistencia de personalidades/celebridades. Por último, hay que tomar las medidas adecuadas para los asistentes con minusvalías.

Presupuesto

El siguiente asunto en el orden del día es el presupuesto, que no es solamente una hoja de cálculo sino un documento que combina actividades de planificación y de gestión, incluyendo una lista degastos previstos, fuentes de ingresos y el beneficio previsto. En muchos casos, los organizadores se verán obligados a trabajar con un presupuesto fijo. Por otro lado, es posible que se espere que el evento alcance el punto de equilibrio o que arroje un beneficio a través de las cuotas de inscripción, la venta de entradas, el alquiler de stands, el patrocinio, las subvenciones, la comercialización, la venta de productos, etc. Si estás organizando un evento sin ánimo de lucro, es esencial determinar desde el principio quiénes de los implicados van a asumir cada capítulo de gastos.
Hablando de gastos, a menudo se pasa por alto la necesidad de contar con un seguro. Aunque las primas son cada vez más altas, debes considerar todos los riesgos potenciales antes de determinar qué tipo de cobertura requerirás, además de responsabilidad civil, que es imprescindible.
Puesto que es el "propietario" quien normalmente sufraga los gastos, es aconsejable hacerle partícipe en la planificación del presupuesto durante todo el proceso; esto posee la ventaja añadida de mantener al coordinador y al comité de planificación siempre al tanto de los acontecimientos. El coordinador debe tener la responsabilidad exclusiva del presupuesto y de autorizar los pagos, desde la planificación preliminar hasta el cierre de cuentas; si hay demasiados implicados, será difícil vigilar los gastos y pedir cuentas al coordinador por el gasto total. Por regla general, el coordinador o la persona responsable de la planificación del presupuesto debe apartar un 20% para imprevistos.
Una tendencia importante que ha llegado para quedarse, y que es intrínseco a la planificación presupuestaria, es la medición del retorno sobre la inversión (ROI). Actualmente se suele exigir a los organizadores, sean externos o internos, que justifiquen el presupuesto del evento hasta el último euro. Y esto también implica que se han de alcanzar unas metas medibles y cuantificables; es decir, un aumento de las ventas, un mayor reconocimiento de la marca, la generación de contactos, etc. Por lo tanto, se deben evitar a aquellos organizadores o agencias que no puedan garantizar una medición efectiva del ROI.

Programación

Por regla general, el éxito dependerá de una buena programación. Es imperioso establecer un plazo realista para la planificación y organización. Por desgracia, esto no se respeta la mayoría de las veces, sobre todo en el sector empresarial. En general, se necesita un año de plazo para planificar y organizar un evento de envergadura.
Cuando es necesario trabajar con un presupuesto fijo, resulta ventajoso tener unasfechas alternativas para obtener las mejores tarifas para el alojamiento, los servicios de restauración, el lugar de celebración y/o las actividades lúdicas. La flexibilidad es, además, una excelente herramienta de negociación.
Existen muchos factores adicionales que hay que tener en cuenta, como las obligaciones profesionales de todos los asistentes, sean participantes o conferenciantes, otros eventos de naturaleza similar que se organizan en las mismas fechas o justo antes o después, días festivos, períodos vacacionales, condiciones meteorológicas previstas, etc. En suma, no es sencillo elegir unas fechas que agraden a 100 personas, y mucho menos a 500, sobre todo cuando trabajas con un presupuesto fijo.

Destino y lugar de celebración

Tanto para la planificación presupuestaria como para otras consideraciones, debes tomar la decisión, al principio del proceso de planificación, de dónde celebrar el evento. Es posible que ésta la tome unilateralmente la dirección o el"propietario" del evento, que puede ser preciso (un hotel con encanto en la Sierra de Madrid, por ejemplo), o no tan conciso (cualquier lugar de celebración dentro de un radio de 35km de Málaga), o bastante impreciso: "Cualquier sitio sirve, siempre y cuando sea original y tenga buenos precios".
A no ser que el evento requiera un lugar de celebración más aislado, éste debe ser fácilmente accesible: cerca de una autopista, una estación de trenes o un aeropuerto internacional. Si vienen en vuelos intercontinentales, los participantes llegarán con jetlag y la última cosa que les apetecerá hacer es emprender un largo viaje en coche, autocar o tren. Ha de ser razonable la distancia entre el aeropuerto y el lugar de celebración, es decir, a no más de dos horas en cualquier modo de transporte.
Ni que decir tiene que el lugar de celebración debe ser cómodo y adecuarse tanto al tipo de evento que se está organizando como al perfil medio de los participantes. Es crucial conocer los gustos del público objetivo antes de decidir dónde se va a organizar y qué tipo de lugar de celebración se debe elegir. Debido a la actual tendencia hacialugares de celebración más innovadores, hay cada vez más margen para la originalidad (sin exagerar). Incluso si a los organizadores se les ha impuesto un destino, esto no quiere decir que el lugar de celebración tenga que ser poco imaginativo. Como lugares de celebración alternativos, son cada vez más populares los museos, edificios históricos, jardines botánicas, haciendas, teatros, yates o bodegas por enumerar sólo unos pocos.
Para ayudar a la dirección a tomar la decisión adecuada, resulta útil hacer una selección de lugares de celebración, incluyendo las ventajas y desventajas de cada uno de ellos. Con el auge del Internet, las visitas de inspección ya no son tan necesarias como antes; no obstante, es aconsejable hacer al menos una en el caso de eventos de envergadura o resonancia.
Y hablando de Internet, la red inalámbrica de un lugar de celebración puede significar el éxito o el fracaso de un evento. Hoy en día, sea un evento de alta o baja tecnología, es esencial que disponga de una red fiable. Hay una serie de preguntas clave que los organizadores deben hacer a la dirección del lugar de celebración a fin de evitar cualquier sorpresa desagradable. También debe haber un equipo de técnicos disponible in situ durante todo el evento.

Proveedores Eventos

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Desarrollo: ( Esta actividad es para la 35 personas debe realizarse de forma individual.) 

Luego que leas el tema de como organizar eventos. Con esos conocimientos adquiridos. Elabore una propuesta de Eventos a un sector de su elección. 

La actividad consiste en elegir el tipo de evento y Luego a que sector comercial usted esta desarrollando el evento. En esta publicación solo van a poner el nombre del evento a desarrollar. 

Observaciones: 

No debe repetirse nombre de eventos. Quiero decir con esto que si un compañero tomo Viajes de Incentivos para Catedráticos, los demás compañeros no pueden elegir ese tema.  Es importante que verifiquen primero antes de elegir su tema, lo registran en este comentario y luego inician el desarrollo de la propuesta. 

La propuesta debe tener mínimo 10 pagina. Y deben enviarla a mi correo.  Fechar limite para entrega `propuesta, sabado, 13 de abril a las 6:00 p.m. 

garciaalmanzar@gmail.com